Ingewikkelde brieven: SNAPT u het nog?

Heeft u ook wel eens moeite met de ingewikkelde brieven die u krijgt van de gemeente, de woningcorporatie, het energiebedrijf of andere organisaties? Wij van het Europese project IRIS* doen ons best om brieven te schrijven die makkelijk te lezen zijn. Daarom werkten we deze zomer samen met de SNAPservice en met bewoners van Kanaleneiland. In dit artikel leest u meer over de SNAP adviezen. 

Wat is de SNAPservice?

Aan de basis van de SNAPservice liggen de ervaringen van Leo Stroeven. Als geboren en getogen Utrechter hoort hij al zijn hele leven gemopper over moeilijke brieven. Dat kan ook anders, vond hij.

Bewoners lezen brieven

Werkwijze van de SNAPservice

‘Snapt u dit?’ Elf bewoners lazen drie brieven van woningcorporatie Bo-Ex en gaven hun reactie op de tekst in de brieven. De bewoners vroeg zich af:

• Wat is de boodschap van deze brief?
• Wat moet je nu doen?
• Is er nog iets onduidelijk?

In de SNAP-kaarten werd ons duidelijk gemaakt wat er allemaal beter kan.

Wat kan er beter aan de brieven van IRIS?

De lezers van de brieven van de SNAPservice vertellen dat officiële brieven, bijvoorbeeld brieven van een woningcorporatie of de gemeente, stress oproepen bij bewoners. Ze zijn bang dat er huurverhoging komt of dat ze de brief niet begrijpen. Op deze manier start je al met een achterstand. Ook geven de elf lezers aan dat er veel informatie in de brief staat. Opmerkingen die ze hierbij hebben zijn vragen als: Wat moet ik nou precies doen? Ik begrijp niet wat er allemaal staat, wat betekenen al die getallen? Moet ik nu geld betalen?

Tips voor betere brieven

Om bewoners beter te kunnen informeren, hadden we een gesprek met de SNAPservice. Een aantal tips hebben we op een rijtje gezet:

1. Zet een telefoonnummer in de brief zodat bewoners kunnen bellen als ze meer informatie of hulp willen bij het lezen van de brief.
2. Bespreek eén onderwerp per keer.
3. Leg eenvoudige, directe verbanden.
4. Veronderstel dat de lezer geen voorkennis heeft. Begin dus bij het begin.
5. Maak helder en duidelijk wat het gevolg is van de brief en welke volgende actie een bewoner kan of moet doen.

*Het Europese project IRIS

Kanaleneiland-Zuid is een voorbeeld van de stadswijk van de toekomst. Voor alle partners van het IRIS project is dit geen toekomstmuziek maar wordt hier nu al hard aan gewerkt. Met steun van de Europese Unie werken we de komende jaren samen aan een duurzaam Kanaleneiland-Zuid. Met dit project wil Utrecht één van de koplopers worden in het versneld integreren van duurzame energie en elektrisch vervoer in de stad. Samen met Gothenburg en Nice is Utrecht een koploperstad. Meer informatie over de activiteiten die we gaan ondernemen in het kader van het project is te vinden op de website www.iris-utrecht.nl.

Wilt u meer weten over IRIS dan kunt u bellen met Rianne Bakker via 06-46001684 of mailen naar rianne@energie-u.nl